Zgłaszanie naruszeń wewnętrznych prawa – Sygnalista

1. Informacja o procedurze
   • Adresaci procedury: wszyscy pracownicy, osoby współpracujące niezależnie od formy prawnej świadczenia usług oraz osoby ubiegające się o pracę i byli pracownicy.
   • Cel procedury: opracowanie i wprowadzenie systemu dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
   • Zakres odpowiedzialności:
     • Wszyscy adresaci procedury w zakresie znajomości i przestrzegania.
2. Na podstawie Ustawy o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928 art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r z późniejszymi zmianami), ustala się wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
3. Przez zgłoszenie wewnętrzne należy rozumieć ustne lub pisemne przekazanie przez sygnalistę informacji o naruszeniu prawa. Naruszenia prawa oraz opis sygnalisty zawiera
   – ZAŁĄCZNIK 1 KATALOG NARUSZEŃ i ZAŁĄCZNIK 2 SYGNALISTA.
   
4. Do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych podmiot prawny powołuje osoby stosownym upoważnieniem – ZAŁĄCZNIK 3 WZÓR UPOWAŻNIENIA. Upoważnienie podlega publikacji wraz z procedurą.
5. Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę
   1. Zgłoszenia naruszenia prawa można dokonywać poprzez wypełnienie formularza, dostępnego na dysku firmowym oraz na stronie www.fructoplant.pl wzór – ZAŁĄCZNIK 4 FORMULARZ  i dostarczyć:
      • za pomocą skrzynek komunikacyjnych,
      • osobiście po wcześniejszym umówieniu spotkania,
      • listownie z adnotacją „zgłoszenie o naruszeniu prawa”,   jeżeli dotyczy pkt 4  z dopiskiem „ do rąk własnych Zarządu”.
   2. Jeżeli zgłoszenie dotyczy osób upoważnionych zgodnie z pkt 4, formularz zgłoszenia naruszeń prawa należy przekazać osobiście bądź listownie do Zarządu.
   3. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia przekazywanego w sposób, o którym mowa w ust. 1) pkt a), i c), następuje w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia jego otrzymania – ZAŁĄCZNIK 5 POTWIERDZENIE PRZYJĘCIA ZGŁOSZENIA
   4. W przypadku wskazanym w ust. 1) pkt b), termin spotkania ustala się w terminie 14 dni kalendarzowych  od dnia otrzymania wniosku z prośbą o spotkanie. Za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie pisemnej na formularzu.
   5. Zgłoszenie o naruszeniu prawa powinno w szczególności zawierać:
      • datę i miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa,
      • opis na czym polegają lub polegały naruszenia prawa,
      • wskazanie wszystkich dowodów jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania naruszenia prawa.
6. Zgłoszenia anonimowe nie będą przyjmowane.
7. Działania następcze:
   1. W celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia podjęte zostaną działania następcze.
   2. Za prowadzenie działań następczych odpowiedzialna jest osoba wskazana w pkt 4, która:
      • weryfikuje zgłoszenie,
      • podejmuje komunikację z sygnalistą w tym występuje o dodatkowe informacje,
      • przekazuje sygnaliście w formie informacji zwrotnej informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
   3. Maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej nie przekracza 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia – ZAŁĄCZNIK 6 INFORMACJA ZWROTNA.
8. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych prowadzi osoba wyznaczona w pkt. 4 lub Zarząd jeśli zgłoszenie dotyczy osób wyznaczonych w pkt. 4 zgodnie z załącznikiem – ZAŁĄCZNIK  7 REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH.
9. Ochrona danych osobowych – ZAŁĄCZNIK NR 8 OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH oraz klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych – ZAŁĄCZNIK NR 9 KLAUZULA INFORMACYJNA.
10. Ochrona sygnalisty zawiera zakres działań odwetowych – ZAŁĄCZNIK NR 10 OCHRONA SYGNALISTY.
11. Zgłoszenia zewnętrzne – informacje dotyczące zgłoszeń zewnętrznych zawiera – ZAŁĄCZNIK 11 ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE.
12. Postanowienia końcowe
    1. Niniejsza procedura została poddana konsultacjom zgodnie z art. 24 ustawy.
    2. Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób, których dotyczy poprzez wywieszenie procedury na tablicy ogłoszeń oraz poinformowaniu mailowym o zamieszczeniu na wewnętrznym dysku firmowym.
    3. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby podmiot prawny przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych
       wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
    4. Zmiany niniejszej procedury dokonywane są w tym samym trybie, w którym procedura została ustalona.

Pliki i załączniki: